PDF 随处可见，因为它解决了一个非常特定的问题：在所有设备和作系统间分享文件且不会因锁定而影响原始格式。 这对于文件已定案或只分享一次时非常合理，但却不适合多人协作的工作方式。 对很多人来说，文件更像是活生生的存在，需要不断编辑、更新和分享，PDF 在这方面就做不到，无论是编辑和重复使用都很麻烦，对长期知识管理和储存很不利。
为了避免文件问题，其他还有很多文件格式更适合进行中的工作、写作或长期储存。 这些文件格式更容易编辑和搜索、更轻量化，也更容易在工具间移动。 如果你也希望文件能随着工作流程不断更新，那么很直得重新思考你储存的格式。
纯文本（.txt）
纯文字是最基本的文件格式，这正是它强大的原因。. txt 文件仅包含字符，没有字体、版面配置或内嵌样式，这使得它几乎能被所有作系统、应用程序和程式语言读取。 无论你在 VSCode、Vim、谷歌 Docs、Obsidian 或终端机编辑器中开启同一个文件，看到的内容完全一样。 功能上，纯文字擅长撰写和存储信息，且不会将其锁定在文件中。 而且文件很小，能瞬间加载，软件更换时也不会坏掉。 版本控制对纯文本文件也能完美运作，因此你可以利用 Git 或简单的文件比较工具逐行追踪变化。 搜寻功能也大幅提升，每个单字都能索引，且能跨文件夹搜寻。
你可以把.txt 文件贴到电子邮件里，转成 Markdown，导入数据库，然后直接输入像 NotebookLM 这样的工具。 或者干脆打开、编辑，然后存到 Windows 记事本，这就是为什么纯文字长久以来一直是电脑的支柱。
Markdown（.md）
Markdown 直接建立在纯文字基础上，但会加入一些简单的语法结构。 你可以用像是 ## 和 ** 这类字符创建标题、列表、链接、代码区块等。 主要差异在于文件仍可作为原始文字阅读，同时许多应用程序也能立即以干净且格式化的文件呈现。 许多文字工作者喜欢用 Markdown 写作，因为它能很好地融入纯文字内容中，且如果你想，也可以根据使用哪个应用程序加入结构。 这是文件需要层级结构时的理想格式，你可以用标题来建立大纲，让应用程序来导航或当作目录，而清单和勾选框则能将笔记变成任务清单，无须独立的待办系统。
而且 Markdown 文件非常轻量化，你可以用 Joplin 或 Notepad 撰写，在 Obsidian 预览，发布到网站，并转换成 PDF、HTML 或 Word 文件，无需重写内容。 因为底下全是纯文字，它们也能很好地搭配搜索、版本历史和像NotebookLM这类AI工具，大型语言模型不会被隐藏格式搞混。
DOCX
DOCX 文件是 Microsoft Word 的默认格式，然而这些文件可以由其他系统开启，且可以持续写作。 与将内容所订的 PDF 不同，DOCX 是设计用来反复编辑、评论和修订用，文件的每个部份，包括文字、图片、标题和注解都能直接访问而无须转换工具或 OCR，这也使得它成为理想的协作形式。
DOCX 与人们常用且信任的工具兼容，如 谷歌 Docs、Word、LibreOffice 和 OnlyOffice。 Perplexity 也让你能把线程导出成 DOCX 文件，这让 DOCX 成为工作流程的绝佳补充。 虽然它不像纯文字那么简单轻便，但 DOCX 非常适合需要分享和编辑的较大型项目。
HTML
如果你的文件是设计成可随时间编辑，HTML 比 PDF 更好用。 你不需要理解各种语法，也可以直接用专门的 HTML 阅读器、Obsidian 外挂或直接使用浏览器，就能以预览格式浏览文字。 你可以在编辑器中开启 HTML 文件，只修改需要的部分，而不必重新导出整份文件，只要按下储存键即可。 这让你可以轻松快速更改标题、修正链接或更换图片。 搜索功能也非常适合 HTML 使用，你可以通过文件中的标题、标签或文字搜索，而不用像 PDF 这种页面匹配来查找。 HTML 也自然可连结，让你轻松建立链接的知识库，而不必处理个别的文件。 此外，它让你能嵌入媒体和原始资料，而不会让文件膨胀。
PDF 文件有其地位，但对于需要可编辑文件的人来说，有更好的选择。 笔者喜欢使用主要面向未来的格式，例如纯文字和 HTML。 DOCX 和 Markdown 也是需要更多格式和结构的人很好的选择，而且这些工具都更轻量，支持大多数主要笔记和 PKM 工具，还易于分享。
